»
»
Faktury zbiorcze. Kiedy można wystawiać?

Faktury zbiorcze. Kiedy można wystawiać?06 Sierpień 2019

Faktury zbiorcze. Kiedy można wystawiać?

Pytanie: Faktura zbiorcza jest wystawiana Klientowi na jego żądanie, maksymalnie za okres jednego miesiąca kalendarzowego. Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, który zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 maja 2019 r. (data wpływu 9 maja 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 28 maja 2019 r. (data wpływu 3 czerwca 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawienia faktur zbiorczych - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 maja 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawienia faktur zbiorczych. Dnia 3 czerwca 2019 r. wniosek został uzupełniony o oświadczenie Wnioskodawcy wskazane w art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Grupa A, prowadzi współpracę w ramach umowy franczyzy z B. Wnioskodawca w ramach swej działalności na terytorium kraju dokonuje m.in. sprzedaży detalicznej paliw silnikowych, usług i produktów pozapaliwowych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, rolników ryczałtowych oraz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

W stosunku do określonej grupy klientów prowadzących działalność gospodarczą (dalej: „Klienci”), Wnioskodawca oferuje przystąpienie do Programu X. Ideą Programu X jest przyznanie uczestniczącym w nim Klientom opustu cenowego do paliwa, produktów pozapaliwowych oraz usług, którzy przy zakupie ww. asortymentu przedstawią /wykorzystają/okażą uprzednio wydane Karty X. Karty X wydawane są na stacji paliw Wnioskodawcy. W celu wydania Kart X, Klient musi podpisać deklarację, tzw. formularz przystąpienia do Programu X. Przedmiotem deklaracji jest ustalenie zasad uczestnictwa Klienta w Programie X, w ramach którego Klient ma prawo do opustu cenowego przy zakupie paliw, produktów pozapaliwowych oraz usług na stacjach paliw Wnioskodawcy. Warunki handlowe Programu X oraz zasady jego funkcjonowania zawarte są w Regulaminie Programu X, który po zaakceptowaniu łącznie z podpisaną deklaracją stanowi umowę o przystąpieniu Klienta do Programu X.

Dane Klienta, który przystąpił do Programu X zostają zarejestrowane w dedykowanym module systemu kasowo-magazynowego stacji paliw Wnioskodawcy (tzw. POS - Punkt Obsługi Sprzedaży).

Transakcje dokonywane przez Klienta prowadzącego działalność gospodarczą na stacji paliw Wnioskodawcy przy użyciu Karty X są fiskalizowane. Klient po dokonaniu transakcji otrzymuje na stacji paliw Wnioskodawcy paragon fiskalny. Paragon fiskalny jest wydawany Klientowi i każdorazowo zawiera Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) Klienta. Wnioskodawca na żądanie Klienta wystawia fakturę zbiorczą do transakcji udokumentowanych uprzednio wystawionymi paragonami fiskalnymi, zawierającymi NIP tego Klienta. Wystawiając fakturę zbiorczą Wnioskodawca nie otrzymuje od Klienta paragonów fiskalnych.

Użycie Kart X przez Klienta w trakcie realizacji transakcji, pozwala Wnioskodawcy na automatyczną (systemową) identyfikację tego Klienta oraz automatyczne (systemowe) powiązanie transakcji dokonanych przez tego Klienta do danych identyfikacyjnych znajdujących się w systemie informatycznym Wnioskodawcy.

Wnioskodawca, pomimo iż Klient nie zwraca mu paragonów fiskalnych, ma możliwość stwierdzenia, że transakcje miały miejsce na stacji paliw Wnioskodawcy i to przez konkretnego Klienta, posługującego się daną Kartą X, także na podstawie innych dowodów. Dowodami pozwalającymi na jednoznaczną identyfikację transakcji oraz Klienta są - obok Karty X - dokumenty wewnętrzne, generowane przez system informatyczny stacji paliw Wnioskodawcy (dalej: Dowód Wydania) oraz egzemplarze paragonów fiskalnych, pozostające u Wnioskodawcy w pamięci kas fiskalnych, bowiem kopie paragonów fiskalnych są przez Wnioskodawcę przechowywane w formie elektronicznej - bezpośrednio na elektronicznym nośniku pamięci kasy fiskalnej.

Faktura zbiorcza jest wystawiana Klientowi na jego żądanie, maksymalnie za okres jednego miesiąca kalendarzowego. Klient dokonuje zapłaty za paliwo, produkty pozapaliwowe oraz usługi gotówką lub kartą bankową (płatniczą) na stacji paliw bezpośrednio po dokonaniu ww. transakcji zakupu.

Wnioskodawca posiada zabezpieczenie systemowe, które uniemożliwia ponowne wystawienie faktury do konkretnego/tego samego paragonu fiskalnego. Zabezpieczenie systemowe, uniemożliwia również wystawienie faktury dla innego Klienta, niż Klient posługujący się Kartą X, którego NIP został przypisany na paragonie fiskalnym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, działając w opisanym stanie faktycznym, w którym Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy?

Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku, gdy Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, a Wnioskodawca na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną ma możliwość identyfikacji dokonanych transakcji, to Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia Klientowi faktury zbiorczej.

Powyższe wynika zdaniem Wnioskodawcy z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 ze zm.) (dalej: ustawa VAT), zgodnie z którym na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Powyższy obowiązek jest nałożony na Wnioskodawcę przepisami ustawy. Zawarta w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT regulacja, zgodnie z którą w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż - nie uchyla ani wprost, ani w sposób dorozumiały tego obowiązku.

Wnioskodawca dysponując danymi ze swojego systemu POS oraz egzemplarzami paragonów fiskalnych (zawierających dodatkowo NIP Klienta), które znajdują się bezpośrednio na elektronicznym nośniku pamięci kasy fiskalnej (mających postać elektroniczną), pozostających u Wnioskodawcy, jest wstanie w takich przypadkach dokonać jednoznacznej weryfikacji i identyfikacji zgłaszanej przez Klienta transakcji na stacji paliw Wnioskodawcy przy użyciu Karty X.

Zatem Wnioskodawca dysponując danymi, które pozwalają mu na automatyczną (systemową) identyfikację tego Klienta posługującego się Kartą X oraz automatyczne (systemowe) powiązanie transakcji dokonanych przez tego Klienta do danych identyfikacyjnych znajdujących się w systemie informatycznym Wnioskodawcy, ma obowiązek wystawienia Klientowi faktury zbiorczej, w sytuacji w której Klient posługujący się Kartą X zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w indywidualnej interpretacji z dnia 12 czerwca 2018 r. 0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ w zakresie prawidłowości wystawiania faktur zbiorczych bez przekazywania przez nabywcę paragonów fiskalnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Według art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Ww. przepis nakłada zatem na podatnika obowiązek wystawienia faktury wówczas, gdy odbiorcą czynności (dostawy towarów lub świadczenia usług) jest określony ww. podmiot.

W świetle art. 106b ust. 2 ustawy, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
  2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

− jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 30 kwietnia 2019 r.), w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Na podstawie art. 106h ust. 2 ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 30 kwietnia 2019 r.), przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Według art. 106h ust. 2 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 maja 2019 r.), przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast, zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy umożliwiają wystawienie przez podatnika faktur zbiorczych, przy czym terminy wystawiania faktur zostały określone w art. 106i ustawy. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 106i ust. 1 ustawy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-8.

Przepis ten (art. 106i ustawy) obejmuje zatem także te faktury, na których uwzględniona została więcej niż jedna transakcja, dokonana w danym miesiącu z kontrahentem, przy czym w przypadku szczególnych czynności, dla których w art. 106i ustawy przewidziano odrębne terminy wystawiania faktur - wystawiając fakturę zbiorczą należy mieć na uwadze także te regulacje. Ponadto należy także mieć na względzie, że wystawianie faktur zbiorczych jest uprawnieniem sprzedawcy i w związku z tym nie ma on obowiązku wystawienia faktury zbiorczej, nawet na żądanie nabywcy.

Jak wynika z opisu sprawy odbiorcami towarów i usług oferowanych przez Wnioskodawcę w ramach programu X są podmioty prowadzące działalność gospodarczą (określane jako Klienci), a więc podatnicy podatku VAT (ewentualnie podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze). W takim przypadku, co do zasady, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, przy czym wystawienie faktury w ww. terminie następuje w związku z realizacją obowiązku ciążącego na podatniku podatku VAT na mocy ww. art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, a nie w wyniku złożenia żądania przez nabywcę towaru lub usługi. Jeżeli zatem podatnik z góry wie, a tak jest w tym przypadku, że sprzedaż jest dokonywana na rzecz podmiotu gospodarczego, ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej tę sprzedaż i to niezależnie od tego czy zaewidencjonował daną sprzedaż na kasie rejestrującej czy nie.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na żądanie nabywcy towaru lub usługi - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1 ustawy. Ww. przepis nakłada zatem obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, przy czym dotyczy on żądania zgłoszonego przez podatników nabywających towary lub usługi zwolnione od podatku, jak również żądania zgłoszonego przez każdą osobę niebędącą podatnikiem, a zatem sytuacji innej niż w przedmiotowej sprawie. Nie można zatem zgodzić się z Wnioskodawcą, że w przypadku, gdy Klient - będący podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą - zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej obowiązek jej wystawienia wynika z treści art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy.

Należy ponadto zaznaczyć, że czynność związana z wystawianiem ww. faktur zbiorczych stanowi realizację postanowień umownych pomiędzy Wnioskodawcą, a Klientem co do sposobu fakturowania sprzedaży, jak bowiem wynika z opisu sprawy „Faktura zbiorcza jest wystawiana Klientowi na jego żądanie, maksymalnie za okres jednego miesiąca kalendarzowego”. W tym przypadku Wnioskodawca przyjmuje do realizacji taki sposób fakturowania sprzedaży, co nie stoi w sprzeczności z ww. przepisem art. 106i ust. 1 ustawy, gdyż na jednej fakturze zostaną zawarte wszystkie transakcje dokonane w ciągu miesiąca kalendarzowego.

Sam sposób wystawienia faktury zbiorczej (tj. że będzie to faktura zbiorcza dokumentująca całą sprzedaż z danego miesiąca, a nie pojedyncze faktury do każdej sprzedaży) może być przedmiotem uzgodnienia pomiędzy podatnikami, jednakże nie można zaaprobować stanowiska Wnioskodawcy, który upatruje swojego obowiązku wystawienia faktury dla podmiotu gospodarczego w art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy i że dopiero żądanie nabywcy wyznacza obowiązek wystawienia faktury.

Odnosząc się natomiast do uregulowań zawartych w art. 106h ustawy należy wskazać, że ustawodawca określił tymi przepisami wytyczne dotyczące sposobu postępowania w przypadku gdy faktura wystawiana jest do sprzedaży zarejestrowanej na kasie rejestrującej. Jak bowiem wynika z ust. 1 ww. artykułu w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepis art. 106h ust. 1 ustawy należy zatem interpretować w ten sposób, że podłączenie paragonu do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy ma uchronić tego sprzedawcę od podwójnego opodatkowania tej samej sprzedaży.

Reasumując, w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, ma obowiązek wystawienia faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą (Klientów). Przy czym może on wystawiać faktury zbiorcze, które uwzględnią wszystkie transakcje zrealizowane przez danego Klienta w ramach programu X na stacji paliw Wnioskodawcy w danym miesiącu. Realizacja tego obowiązku jest niezależna od tego czy Wnioskodawca zaewidencjonował daną sprzedaż na kasie rejestrującej czy też nie.

Nie można zatem zgodzić się z Wnioskodawcą, że to żądanie nabywcy wyznacza obowiązek wystawienia faktury w oparciu o art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy. A zatem, dokonując całościowo oceny stanowiska Wnioskodawcy należało uznać je za nieprawidłowe.

Interpretacja indywidualna z 31 lipca 2019 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4012.240.2019.2.MŁ - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej