»
»
Zaświadczenie A1 - poradnik ZUS

Zaświadczenie A1 - poradnik ZUS12 Lipiec 2018

Zaświadczenie A1 - poradnik ZUS

Swobodne przemieszczanie się osób na terytorium Unii Europejskiej, które wynika z wykonywania pracy przez te osoby w różnych państwach członkowskich, związane jest z koniecznością ustalenia dla tych osób, właściwego systemu zabezpieczenia społecznego. Ustalanie, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego osoby te będą podlegały, jest unormowane bezpośrednio w prawie Unii Europejskiej - w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady.

1. Wstęp

Wykładnia i wskazówki co do właściwego stosowania tych przepisów zostały zawarte w Decyzji Nr A2 oraz „Praktycznym poradniku - ustawodawstwo mające zastosowanie w Unii Europejskiej (UE), Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) i Szwajcarii” opracowanym przez Komisję Administracyjną”.

Aby ułatwić interpretację przepisów prawa w tym zakresie oraz wypełnianie wniosków o zaświadczenie A1, które jest potwierdzeniem podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego danego państwa członkowskiego, ZUS opublikował poradnik, w którym znadziecie m.in. wzory wniosków o wydanie zaświadczenia A1 oraz szczegółowe zasady ich wypełniania.

2. Praktyczny poradnik

Praktyczny Poradnik nie ma wprawdzie charakteru normatywnego, ale Zakład Ubezpieczeń Społecznych stosuje się do zawartych w nim wskazówek interpretacyjnych, co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym.

Wyrok z 26.05.2010 r., sygn. akt II UK 380/09 - Sąd Najwyższy stwierdził, że Praktyczny poradnik „nie ma charakteru normatywnego, może być jednak traktowany jako źródło wykładni autentycznej i być pomocny w interpretacji przepisów rozporządzenia oraz Decyzji.”

Wyrok Sądu Najwyższego (w składzie 7 sędziów) z 18.11.2015 r. sygn. akt II UK 100/14 - Sąd Najwyższy stwierdził, że: „Praktyczny poradnik nie ma waloru wiążącego, niemniej wskazuje na pewną unijną praktykę wykładni art. 14 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 i z tego powodu nie może być pomijany w procesie stanowienia prawa, choćby ze względu na zasadę solidarności państw członkowskich”.

Wyrok SA w Białymstoku, sygn. akt III AUa 2105/13 – Sąd Apelacyjny stwierdził, że: „(…) poradnik sporządzony przez Komisję Administracyjną jak i jej decyzje nie są źródłem prawa ani źródłem wiążącej sądy wspólnotowe wykładni, to mają one jednak istotne znaczenie przy wykładni przepisów prawa unijnego, którego dotyczą.

Są one bowiem zbliżone do wykładni autentycznej wyjaśniającej cel jaki chciał osiągnąć wprowadzając określoną regulację prawodawca wspólnotowy (…)”.

3. Informacje ogólne na temat ustalania ustawodawstwa właściwego związanego z wydaniem zaświadczenia A1

3.1. Ogólne zasady ustalania ustawodawstwa właściwego

Określanie ustawodawstwa właściwego oparte jest na dwóch generalnych zasadach:

a) miejsca wykonywania pracy (tzw. zasada lex loci laboris) – oznacza, że osoba podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym podejmuje aktywność zawodową, tj. wykonuje pracę najemną, czy pracę na własny rachunek (art. 11 ust. 3 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004 r., str. 1, z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem nr 883/2004”,

b) jednego ustawodawstwa właściwego – oznacza, że osoba, która wykonuje wiele różnych aktywności zawodowych na terytorium przynajmniej dwóch państw członkowskich podlega zabezpieczeniu społecznemu wyłącznie jednego państwa członkowskiego (art. 11 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004).

Nie jest zatem możliwe jednoczesne podleganie systemom zabezpieczenia społecznego dwóch państw członkowskich.

Osoba, która migruje w celach zarobkowych do innego państwa członkowskiego podlega, co do zasady zabezpieczeniu społecznemu państwa, w którym wykonuje pracę najemną lub pracę na własny rachunek.

3.2. Delegowanie pracowników oraz czasowe przeniesienie działalności na własny rachunek – wyjątki od zasady miejsca wykonywania pracy

Od zasady miejsca wykonywania pracy są dwa wyjątki, które dotyczą:

a) delegowania pracownika do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim (art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004),

b) przeniesienia działalności na własny rachunek do innego państwa członkowskiego (art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2.

W obu sytuacjach zastosowanie zasady miejsca wykonywania pracy oraz zasady jednego ustawodawstwa właściwego powinno prowadzić do podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, w którym faktycznie wykonywana jest praca najemna bądź praca na własny rachunek. W art. 12 rozporządzenia nr 883/2004 przyjęto zasadę szczególną (wyjątek), zgodnie z którą w przypadku gdy spełnione są określone warunki (przedstawiliśmy je w punktach 4.4 – 4.5 Poradnika), osoba nie będzie objęta systemem zabezpieczenia społecznego faktycznego miejsca wykonywania pracy, a państwa delegującego/państwa, w którym działalność była do tej pory prowadzona.

3.3. Zastosowanie zasady jednego ustawodawstwa w przypadku wykonywania równocześnie lub na zmianę pracy najemnej bądź pracy na własny rachunek na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich

Zastosowanie zasady jednego ustawodawstwa w połączeniu z zasadą miejsca wykonywania pracy może w określonych przypadkach okazać się niemożliwe.

Dotyczy to sytuacji, w których osoba jednocześnie, przynajmniej w dwóch państwach członkowskich, wykonuje pracę:

a) najemną albo,

b) na własny rachunek, albo

c) najemną i na własny rachunek.

Dochodzi wówczas do kolizji obu zasad. Dzieje się tak dlatego, że zastosowanie zasady jednego ustawodawstwa nakazuje wskazanie jednego miejsca wykonywania pracy. W tej sytuacji nie jest to możliwe z uwagi na wielość takich miejsc (występujących jednocześnie, w tym samym czasie).

Aby w takim przypadku prawidłowo ustalić ustawodawstwo stosujemy regulacje zawarte w art. 13 rozporządzenia nr 883/2004 (przesłanki zastosowania tych przepisów znajdziesz w punktach 4.6 – 4.8 Poradnika).

3.4. Relacja pomiędzy delegowaniem a wykonywaniem pracy równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich

Jednym z kluczowych zagadnień dotyczących ustalania ustawodawstwa właściwego, jest rozróżnienie pomiędzy delegowaniem (sytuacje objęte art. 12 rozporządzenia nr 883/2004) a wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich (sytuacje objęte art. 13 rozporządzenia nr 883/2004).

Zgodnie z Praktycznym poradnikiem, dla rozróżnienia między tymi przypadkami rozstrzygające znaczenie ma czas trwania i charakter pracy wykonywanej w jednym lub w kilku państwach członkowskich (czy ma ona charakter stały, jednorazowy, incydentalny lub tymczasowy).

Jeśli zatem osoba wykonuje pracę (najemną lub na własny rachunek) w danym państwie członkowskim i czasowo ma świadczyć pracę (najemną lub na własny rachunek) w innym państwie członkowskim nadal pozostając w stosunku pracy z macierzystym pracodawcą albo nadal utrzymując zarejestrowaną działalność w tym państwie, to wówczas stosujemy art. 12 rozporządzenia nr 883/2004.

Jeśli natomiast dana osoba pracuje z pewną regularnością w kilku państwach członkowskich, stosujemy art. 13 rozporządzenia nr 883/2004. Warunkiem jest aby praca w różnych państwach członkowskich wynikała ze schematu zatrudnienia tej osoby. Długość oraz charakter przerw między okresami zatrudnienia, a także zmiany w naprzemiennym wykonywaniu pracy w stosunku do zakładanego planu aktywności zawodowej nie powinny zmienić tego schematu na tyle, aby miało to wpływ na zmianę oceny podlegania ustawodawstwu właściwemu, tj. nie powinny prowadzić do sytuacji, w której należy uznać, że osoba nie wykonuje już pracy w dwóch lub w kilku państwach członkowskich lub co prawda wykonuje ją, ale ma ona charakter marginalny.

3.5. Cel i charakter zaświadczenia A1

Podstawowym celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, które wydało taki dokument. W praktyce oznacza to, że osoba która posiada zaświadczenie nie jest objęta systemem zabezpieczenia społecznego państwa miejsca wykonywania pracy (najemnej lub na własny rachunek). Taka osoba jest ubezpieczona w państwie, w którym zostało wydane to zaświadczenie.

Instytucja, która wydaje A1 ma obowiązek rzetelnie ocenić fakty mające znaczenie dla ustalenia ustawodawstwa właściwego. Ocenę warunków do wydania zaświadczenia przeprowadzamy na podstawie regulacji, które wynikają z przepisów unijnych oraz orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Osoba, która składa wniosek o zaświadczenie A1 powinna przekazać nam informacje, dokumenty lub dowody niezbędne do ustalenia właściwego ustawodawstwa (art. 3 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009 r., str. 1, z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem nr 987/2009”.

Zaświadczenie A1 wydajemy na wniosek pracownika, pracodawcy bądź osoby wykonującej pracę na własny rachunek. Zasady wydawania zaświadczeń A1 przedstawiliśmy w punkcie 4 Poradnika.

Zaświadczenie A1 wydane przez instytucję jednego państwa członkowskiego jest wiążące dla instytucji oraz służb zatrudnienia innych państw członkowskich, tak długo jak nie zostanie wycofane lub uznane za nieważne (art. 5 ust. 1 rozporządzenia nr 987/2009). Zatem osoba, która posiada zaświadczenie A1, nie może zostać objęta ustawodawstwem innego państwa członkowskiego bez wycofania z obrotu prawnego lub unieważnienia tego zaświadczenia.

3.6. Wycofanie z obrotu prawnego zaświadczenia A1

Zaświadczenie A1 może zostać wycofane w przypadkach, gdy:

1) instytucja innego państwa członkowskiego zakwestionuje ten dokument,

2) w wyniku postępowania wyjaśniającego lub naszej kontroli.

W obu przypadkach, wycofanie nastąpi, gdy nasze postępowanie wyjaśniające (np. podjęte w związku z wnioskiem instytucji zagranicznej – w toku postępowania uzgodnieniowego) lub kontrola wykaże, że:

a) dowody bądź oświadczenia złożone przez wnioskodawcę na potrzeby wydania zaświadczenia A1 były niezgodne ze stanem faktycznym,

b) doszło do zmiany okoliczności, na podstawie których wydano zaświadczenie A1, przez co jego dalsze utrzymywanie nie jest uzasadnione.

Wycofanie zaświadczenia A1 może również nastąpić na wniosek samego ubezpieczonego, pod warunkiem jednak, że okoliczności faktyczne wskazują na to, że takie wycofanie jest uzasadnione. Wycofanie nie może być uzasadnione jedynie wolą osoby ubezpieczonej. Osoba ubezpieczona nie może bowiem zdecydować o tym, że rezygnuje z podlegania polskiemu ustawodawstwu w sytuacji, gdy na podstawie unijnych przepisów z zakresu ustalania właściwego ustawodawstwa zostało ustalone, że osoba powinna być objęta ubezpieczeniami w Polsce. W takim przypadku wycofanie zaświadczenia A1 nie jest możliwe.

Wycofanie zaświadczeń A1 potwierdzonych przez oddział następuje w formie decyzji administracyjnej na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 987/2009 oraz przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, w trybie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Ważne!

Uchylenie zaświadczenia A1 może rodzić negatywne skutki:

  • wyłączenie osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z okresem wstecznym powoduje konieczność złożenia odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych oraz

  • konieczność zgłoszenia do systemu zabezpieczenia społecznego innego państwa członkowskiego,

  • konieczność ewentualnego zwrotu otrzymanych świadczeń.

Dlatego bardzo ważne jest aby dane, które przekazujesz ubiegając się o wydanie zaświadczenia A1 były kompletne i zgodne ze stanem faktycznym.

3.7. Ustalanie miejsca zamieszkania dla potrzeb określenia właściwego ustawodawstwa na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004

Normy kolizyjne z rozporządzenia nr 883/2004, które dotyczą ustalania właściwego ustawodawstwa opierają się głównie na zasadzie miejsca wykonywania pracy (tzw. zasada lex loci laboris). Zasadniczo, osoba podlega zatem ustawodawstwu tego państwa, w którym faktycznie wykonuje pracę najemną lub pracę na własny rachunek.

W niektórych przypadkach zastosowanie zasady miejsca wykonywania pracy nie jest jednak możliwe, np. jeśli dana osoba wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich. W takim przypadku stosuje się zasadę miejsca zamieszkania.

Dlatego też, dla ustalenia ustawodawstwa na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004 ważne jest gdzie znajduje się miejsce zamieszkania osoby. Ustalenie miejsca zamieszkania jest również istotne, żeby ustalić państwo zamieszkania osoby, ponieważ w świetle art. 16 rozporządzenia nr 987/2009, to instytucja państwa członkowskiego miejsca zamieszkania ustala ustawodawstwo, które ma zastosowanie na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004.

Aby ZUS mógł je ustalić, istotne jest wypełnienie „Informacji o miejscu zamieszkania obywatela UE, EOG lub Szwajcarii” (formularz US-55) i załączenie jej do wniosku o wydanie zaświadczenia A1 w tym trybie. 

Termin „zamieszkanie” wynika z art. 1 lit. j) rozporządzenia nr 883/2004. W świetle tego przepisu „zamieszkanie” oznacza miejsce, w którym osoba zwykle przebywa. Natomiast „państwo zamieszkania” to państwo, w którym osoba zwykle zamieszkuje i w którym znajduje się jej zwykły „ośrodek interesów życiowych”.

Taki sposób rozumienia tego terminu obowiązuje w całej Unii Europejskiej i jest jednakowo stosowany we wszystkich państwach członkowskich, dla potrzeb stosowania rozporządzenia nr 883/2004 i rozporządzenia nr 987/2009. To oznacza, że jeśli w rozporządzeniu jest mowa o „zamieszkaniu”, stosuję się tą europejską definicję, w szczególności w odniesieniu do przepisów, na podstawie których określane jest właściwe ustawodawstwo.

Uwaga!

Zgodnie z przepisami unijnej koordynacji można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania (nawet jeśli dana osoba jest zameldowana bądź przebywa na przemian w kilku państwach członkowskich).

Nie utożsamiaj pojęcia „zamieszkanie”, z pojęciem „pobyt”.

Zgodnie z Praktycznym poradnikiem, pojęcie „zamieszkanie” oznacza miejsce, w którym osoba zwykle przebywa. „Pobyt” oznacza, że osoba przebywa czasowo w danym miejscu oraz, że zamierza powrócić do swojego miejsca zamieszkania, kiedy tylko zrealizuje podstawowy cel pobytu w innym państwie.

Kryteria, które służą do ustalenia miejsca zamieszkania – ośrodek interesów życiowych – zostały określone w art. 11 rozporządzenia nr 987/2009.

Są to w szczególności następujące elementy:

a) czas trwania i ciągłość pobytu na terytorium zainteresowanych państw członkowskich,

b) sytuacja danej osoby, w tym:

  • charakter i specyfika wykonywanej pracy, w szczególności miejsce, w którym praca ta jest zazwyczaj wykonywana, jej stały charakter oraz czas trwania każdej umowy o pracę,

  • jej sytuacja rodzinna oraz więzi rodzinne,

  • jej sytuacja mieszkaniowa, zwłaszcza informacja, czy sytuacja ta ma charakter stały,

  • prowadzenie jakiejkolwiek działalności o charakterze niezarobkowym,

  • państwo członkowskie, w którym osoba uważana jest za mającą miejsce zamieszkania dla celów podatkowych.

Praktyczny poradnik wspomina również, że ważny jest też zamiar danej osoby, który wynika ze wszystkich okoliczności. To oznacza, że zamiar osoby jest o tyle istotny, o ile opiera się na obiektywnych faktach i okolicznościach. Sama deklaracja osoby, że rozważa ona lub chce zamieszkać w określonym miejscu nie jest wystarczająca, jeśli nie znajduje to potwierdzenia w rzeczywistości.

3.8. Legalne zamieszkanie obywatela państwa trzeciego

Ustalenie miejsca zamieszkania jest szczególnie istotne w przypadku obywateli państw trzecich. Do takich osób stosujemy art. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z 24 listopada 2010 r. rozszerzającego rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie

ze względu na swoje obywatelstwo (Dz. Urz. UE L 344 z 29.12.2010 r., str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1231/2010”.

Aby obywatel państwa trzeciego mógł otrzymać zaświadczenie A1, musi legalnie zamieszkiwać w państwie członkowskim i przemieszczać się pomiędzy państwami członkowskimi w związku z wykonywaniem pracy najemnej lub działalności na własny rachunek. Jeśli taka osoba nie zamieszkuje legalnie w państwie członkowskim, to nie jest objęta unijnymi przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W konsekwencji nie otrzyma zaświadczenia A1.

Do oceny, czy obywatel państwa trzeciego legalnie zamieszkuje w Polsce należy przyjąć:

1) dokument, który uprawnia do pobytu w Polsce,

2) dokument, który potwierdza rezydencję podatkową (obowiązek podatkowy w Polsce).

Oba te kryteria muszą być spełnione łącznie.

Dokumenty, które uprawniają cudzoziemca do pobytu w Polsce (legalnego przebywania oraz wykonywania pracy), to:

  • zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,

  • zezwolenie na pobyt stały,

  • zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę,

  • wiza Schengen lub wiza krajowa wydana w celu:

    a) wykonywania pracy w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, na podstawie wpisanego do ewidencji oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – art. 60 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2017 r. poz. 2206, z późn. zm.),

    b) wykonywania pracy, o której mowa w art. 88 ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w okresie nieprzekraczającym 9 miesięcy w roku kalendarzowym – art. 60 ust. 1 pkt 5a ustawy o cudzoziemcach,

    c) wykonywania pracy innej niż określona w art. 60 ust. 1 pkt 5 i 5a ustawy o cudzoziemcach – art. 60 ust. 1 pkt 6 tej ustawy.

,,Informacja o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego” (formularz US-54), jest istotna dla oceny, czy osoba spełnia warunek legalnego zamieszkania.

W przypadku, gdy ubiegasz się o wydanie zaświadczenia A1 dla obywatela państwa trzeciego, wypełnij formularz US-54 i załącz go do wniosku o wydanie A1 wraz z dokumentem, który uprawnia do pobytu w Polsce oraz dokumentem potwierdzającym rezydencję podatkową (certyfikat rezydencji), wydanym przez właściwy Urząd Skarbowy.

W formularzu US-54 obowiązkowo wypełnij sekcje:

1) Adres w państwie pochodzenia.

2) Adres w państwie pobytu.

3) Dane o pobycie w Polsce.

4) Dokument, który uprawnia Cię do pobytu w Polsce.

5) Charakter i specyfika wykonywanej pracy najemnej lub pracy na własny rachunek.

6) Obowiązek podatkowy.

Sekcje „Działalność niezarobkowa” oraz „Inne okoliczności” są nieobowiązkowe.

Wypełnienie tych sekcji może jednak być pomocne w sytuacji sporu pomiędzy ZUS a właściwą instytucją w państwie zatrudnienia.

Podany sposób ustalania legalności zamieszkania obywateli państw trzecich przy wydawaniu zaświadczeń A1 obowiązuje od 2 maja 2018 r. Na tych zasadach zostaną rozpatrzone pierwszorazowe wnioski, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą oraz wnioski, które wpłynęły przed tą datą, pod warunkiem, że do tej daty nie zostały wydane zaświadczenie A1 bądź decyzja o odmowie jego wydania.

Uwaga!

Wielka Brytania nie przyjęła rozporządzenia nr 1231/2010 i w konsekwencji nie stosuje przepisów rozporządzenia nr 883/2004 wobec obywateli państw trzecich.

Wobec obywateli państw trzecich, którzy udają się do pracy w Wielkiej Brytanii, na podstawie rozporządzenia nr 859/2003, w dalszym ciągu stosuje się przepisy rozporządzenia nr 1408/71.

Osoba, która znajduje się w takiej sytuacji nie otrzyma zaświadczenia A1, ponieważ dokument ten wydaje się na podstawie przepisów rozporządzenia nr 883/2004, które nie mają w tym przypadku zastosowania. ZUS może jednak wydać tej osobie formularz E 101, ponieważ potwierdza się go na podstawie przepisów rozporządzenia nr 1408/71.

Jeśli obywatel państwa trzeciego miałby równocześnie lub na zmianę wykonywać pracę lub pracę na własny rachunek w Wielkiej Brytanii oraz w innych państwach członkowskich, osoba taka otrzyma formularz E 101 (w związku z pracą w Wielkiej Brytanii) oraz zaświadczenie A1 (w związku z pracą w pozostałych państwach członkowskich), jeśli oczywiście przesłanki do wydania tych dokumentów będą spełnione.